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【Web担当者必見!ホームページ制作入門】要件定義やRFPの書き方なんてわからなくてもOK!制作発注時はこれだけ抑えれば大丈夫!

サイト制作における要件定義とは、ひと言で言ってしまうと「こんなホームページを作ります。という取り決め」になります。
「こんなホームページ=要件」、「作るにあたっての取り決め=定義」ということではありますが、漠然としたイメージを具現化することは大変難しいかと思います。

例えば、
あなたは新人のWeb担当者です。会社から突然、「ホームページをリニューアルせよ!」と指示されたら、まずは何をしますか?

 ・デザインセンスとITスキルを駆使して、自分で作ってみる
 ・ホームページ制作会社に丸投げする

もっと細分化はできるかと思われますが、概ね上記の2つに大別されると思います。
前者の方には無用の記事ではございますが、もし後者だという方は、この記事をご一読いただき、役立てていただければ幸いです。

ホームページの賞味期限は3年間!?

少し古い情報ですが、総務省の調べによると企業のホームページ開設率は2005年時点で85.6%(出典:総務省『通信利用動向調査』より)とのことです。
ですので、ほとんどの企業様は自社サイトをお持ちだとは思います。

ただ設立時にホームページを作ったはいいけど、情報古いし見た目もなんか古臭くなってきたから、ホームページのデザインを変えたいな、なんてお思いではないですか?

実はサイトリニューアルのご相談をいただく時、一番多い理由のひとつがコレです。
もちろん数年に一度リニューアルしていて、その切り替えタイミングで当社にご機会をいただくことも多々あります。

そんなお引き合いをたくさんいただいて、気づきました。
「”最後にリニューアルしたのは3年前です”とご相談いただくことが多い」のです。
企業や人の価値観はそれぞれですが、私の経験上、ホームページを変えたい(と、ご相談いただく)タイミングは3年周期。

つまりホームページの賞味期限は3年間と感じる方が多いのだと思います。

まずはリニューアルの目的を明確に

いざ「ホームページをリニューアルしろ!」と言われても、素人目線ではどこをどのようにすればいいのかを見定めるのは、なかなかハードルが高い作業かと思います。

そこでまずは前述を踏まえて、最後に更新されたのはいつのことなのかを確認しつつ、自社のホームページをご覧になってください。

競合他社と比べて、
・色使いや使われている写真等、見た目に古臭さを感じないか?
・スマートフォンやタブレット端末を意識してデザインされているか?
・住所や商品情報が古いままになっていないか?
・初見の訪問者が迷わない作りになっていないか?
・問い合わせしたくなるような構造になっているか?

このような状況になっていませんか?
新しいホームページのイメージは、我々Web制作会社が知恵を絞りますので、まずはWeb担当者として、リニューアルの目的を洗い出してみてください。

上記を鑑み、「なぜホームページを変えなければいけないのか?」を抽出することが、要件定義の第一歩なのです。

サイトリニューアル目的から作る要件定義サンプル

ここまで読んでくると、Web担当者からすると「なんで発注側が要件定義なんて面倒くさいことをしなければいけなんだ?」ということを思うかもしれません。

ここで覚えていただきたいことは、要件定義をおこなう一番の理由です。

そもそも要件定義の目的は「要望と制作物の相違を無くす」こと。
FRP(提案依頼書)に要約されることもありますが、発注側の依頼要件が定まっていなければ、受注側は制作を進めることができないのです。

厳密にいえば、何も決まっていなくても、Webサイトは作ることはできるのですが、満足のいく完成までの道のりがとても長くなってしまい、ひいては納期延長に伴う、制作予算の増加も十分に考えられます。
ですので構えたりせず、リニューアル後のホームページを間違った物にさせないため、制作外注にとって必要な情報を伝える程度の認識でOKです。

つまりパソコン用のホームページしかないから、スマートフォン用のページも作りたいとか、Webの知識があまりないが、自社でもお知らせ情報を更新していきたいとか、そのような内容でも十分です。

ここでは発注側と制作物の相違を無くすために、発注前に決めておいておいた方が良いことをまとめていきます。

最低限、下記の<目的>まで、できれば<現状サイトでは目的を達成できない理由>まで洗い出せれば、まずは初回の打ち合わせで要件はまとまっていくはずです。

case1

<目的>

見た目が古臭いから、今風にしたい

<現状サイトでは目的を達成できない理由>

・少し前に流行ったリッチなデザイントーンになっている
・サイトのコンテンツ幅(デザインされている横幅)が狭い
・トップぺージにボリュームがない
・スマートフォンに対応していない

<解決案>

・少し前に流行ったリッチなデザイントーンになっている
→色味の彩度をと色数を抑えて、派手なグラデーションも無くす。
・サイトのコンテンツ幅(デザインされている横幅)が狭い
→コンテンツを横幅いっぱいに広げ、写真やクリッック範囲を大きく取って角を立たせる
・トップぺージにボリュームがない
→トップページから全ページに遷移できるように構成。遷移先のページ内容を入れる
・スマートフォンに対応していない
→スマートフォン用のサイトデザインを作り、レスポンシブWebデザインにする。

<発注要件定義>

・コーポレートサイトをレスポンシブWebデザインでリニューアル
・ページ数、コンテンツは現状サイトのまま(一部変更有り)
・各ページに最低クリックで遷移できるよう、構成する

case2

<目的>

ホームページからの引き合いが欲しい

<現状サイトでは目的を達成できない理由>

・問い合わせフォームはあるけど、問い合わせ窓口として機能していない
・最新の情報になっていないため、問い合わせる気にならない
・どこへ問い合わせていいのかが分かりづらい

<解決案>

・問い合わせフォームはあるけど、機能していない
→問い合わせフォームを再構築。すべてを一括の個人アドレス宛ではなく、問い合わせ種別ごとに、所轄部門へ内容を転送する。
・最新の情報になっていないため、問い合わせる気にならない
→自社でもある程度は情報が更新できるようにシステムを組む。情報を更新したらトップページなどにその旨が記載されるようにして、ひと目で最新だとわかるように構成。
・どこへ問い合わせていいのかが分かりづらい
→問い合わせに迷わないように構成。サイトのどこにいても問い合わせができるように、電話コールボタンとフォームボタンを構築。

<発注要件定義>

・問い合わせをデータベースに蓄積。担当部門が閲覧~対応できるようにする
・製品情報の大幅変更あり。サイトの公開後、自社でも更新できるようにシステムを入れる
・ページごとに所轄部門の宛先が出るように構成。担当部門への問い合わせ導線を常に表示させる

case3

<目的>

採用を促進できるホームページにしたい

<現状サイトでは目的を達成できない理由>

・採用情報がない。またはおざなりになっている
・会社の中が見えず、入社意欲がわかない

<解決案>

・採用情報がない。またはおざなりになっている
→採用情報のページを制作。拠点ごと、職種ごとに募集要項ページを作り、自社で募集要項の編集や追加をおこなえるようにする
・会社の中が見えず、入社意欲がわかない
→撮影を入れて、今の社屋や従業員の写真でトップページを作る。社員インタビューなどの紹介コンテンツや、会社のイベント紹介ページなどを設ける。

<発注要件定義>

・採用情報の専用サイトの制作。自社で募集職種ページの自社でも更新できるようにシステムを入れる
・社内写真撮影あり。1日間で6名+社屋撮影。各員のインタビュー内容を職種ページに載せる。

要件定義は難しいことではない

実際にWeb担当になってみると、このほかにも予算の管理や進行の把握、社内のスケジュール調整など、やらなければならないことは、山ほどあります。

ただ最初の制作要件が定まっていないと、その他のすべてがブレてしまい、結局手間が余計にかかってしまう可能性が大いにあります。

逆をいうと、制作要件さえ定めてしまえば、大概のWeb制作会社は、予算、納期、デザインを確定させられます。そしてこの3つを決めてしまえば、あとはせっせとWeb制作会社がプログラムを組んでいくのみというような流れになります。

Web制作会社は、ホームページ制作のプロではありますが、競合他社の動向や各業界の市場までを熟知しているわけではありません。ですが方針さえ定まっていれば、学ぶことはできます。

業界のプロである貴社と、Web制作のプロである当社。
両社が手を取り合って、最高のホームページを作ることができればいいですね。

株式会社アットフリークでは幅広い業種のホームページ制作に対応しております。
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